2023.01.12 カテゴリ：コラム

勤怠管理ツールを無料で使う方法

　当社の勤怠管理アプリには、無料版があります。
というか、アプリをダウンロードして製品版を買わなければ無料版の状態です。
当社では、製品版ユーザーの対象を「小中規模」としています。
そのため、「ごく少人数」であったり、「個人が自分の管理をする」だけであれば、誰でも無料で利用できます。

　また、手間を厭わないなら、「ごく少人数」の範囲を超えても無料で利用できる方法があります。
こちらではその方法について解説します。
まだ買うほどではないんだよな～、という方は、どうぞご参考になさってください。　

※当ページでの「無料版」は「無料体験ライセンス」のことではありません。

まず、製品版と無料版の違い

　製品版との違いは「処理人数」と「利用期間」「インストール台数」です。
　インストール台数は、無料版の方が有利なのでおいておきます。
　問題は、「処理人数」と「利用期間」です。
　この２つの問題をクリアすれば、当社の勤怠管理システムを無料で利用できます。

利用期間の問題

　まず期間の問題です。
　無料版で利用できる期間は１年間です。
　毎年、新しい１年が利用できるアプリを公開していますが、これではデータが１年ごとに区切られてしまいます。
　そのため、「数年分の集計を見る」ということはできません。
　この点は回避できない問題ですので、どうぞご了承ください。

処理人数の問題

　次に人数の問題です。こちらは、条件次第で回避できます。

「個人本人」と「ごく少人数」という制限

　　工数計算モデルは、「個人本人」の処理なら無料です。
　つまり、工数計算モデルは１人分の処理が無料なのです。
　自分の分だけであれば問題なくそのまま使えますが、組織となるとそうはいきませんよね。
　もちろん、印刷したものを手集計するならそれでもＯＫです。
　ただやっぱり計算した結果をデータで欲しいですよね。
　手間はかかりますが、この点をクリアする方法はあります。

　　シフト作成モデルは、「ごく少人数」の処理なら無料です。
　具体的には、シフト作成モデルでは３人までの処理が無料です。
　こちらも３人までの組織ならそのまま使えます。
　でも、３人を超えた場合は、グループ分けすることで解消できます。
　担当業務などでグループ分けが可能でしたら、試してみてください。

人数問題をクリアする２つのポイント

［１］勤怠管理システムはファイルだけで出来ています

　当社の勤怠管理システムは、ファイルだけでできています。
　つまり、アプリをいくつでも設置できるのです。
　システム上の要件として「Ｃ：￥」の中に置く、ということは決められています。
　しかし、その中に何個フォルダを切ろうと自由です。
　つまり、アプリのフォルダ名さえ変えれば、１つのフォルダにいくつもアプリのフォルダを置くことができるのです。

フォルダ構成のイメージ

［２］ほとんどのデータがCSVで出力できます。

　当社の勤怠管理システムでは、ほとんどのデータがCSV出力できます。
　CSVとは、「,（カンマ）」で区切られたデータのことです。
　CSV形式のファイルはエクセルで開くことができます。

　つまり、勤怠管理システムのデータをエクセルで取り込んで自由に加工できる、ということです。
　当システムで作成した勤怠データ・シフトデータ・工数データをCSVファイルとして保存すると、エクセルで開くことができるのです。

人数分・グループ分のアプリを用意しよう！

　というわけで、１つのPCにいくつでもアプリが用意できます。
　なので、フォルダ（アプリ）さえ分ければ人数分の処理ができてしまうのです。
　（ただし、同時に複数のアプリを起動することはできませんのでご注意ください。）

　そして、それぞれのアプリからデータをＣＳＶとして保存し、エクセルで統合すると全員の集計が得られる、というわけです。

　このポイントを踏まえて、以下で具体的な手順をご説明します。

チーム・ポテンシャルの場合

【１】人数分のアプリケーションフォルダを用意する

  1. スタッフ人数分のアプリをセッティング
  2. ショートカットを作成

【２】エクセルでCSVデータを統合する

　以下、１～７の手順を人数分繰り返します。

  1. 一人分のアプリ起動
  2. 入力
  3. 自動計算
  4. タイムカード印刷（勤務月報）
  5. 勤怠集計起動
  6. ＣＳＶ出力
  7. アプリ終了

あとはエクセルですべてのCSVを統合し、自由に加工してご利用ください。
（Googleで「エクセル　CSV　統合」と検索するとCSVデータを統合するやり方が出てきます。）

ペタペタシフトの場合

無料で使うための手順

【１】グループ分のアプリケーションフォルダを用意する

  1. グループの数だけアプリケーションフォルダを作る
  2. アプリケーションフォルダの名前にグループの名前をつける
  3. スタッフリストにスタッフのニックネームを登録する

【２】エクセルでCSVデータを統合する

　以下、１～６の手順を人数分繰り返します。

  1. アプリを起動
  2. タイムカード起動
  3. 勤務時間を入力
  4. タイムカード印刷（勤務報告書）
  5. 勤務管理タブでCSV出力
  6. アプリ終了

あとはエクセルですべてのCSVを統合し、自由に加工してご利用ください。
（Googleで「エクセル　CSV　統合」と検索するとCSVデータを統合するやり方が出てきます。）