2023.05.23
カテゴリ：コラム［勤怠管理］
勤怠管理とは？シンプルに口語で説明するとこうなります
こちらでは理解のしやすさを最優先に、一般的なことばを使って説明してます。
正確な表現、法的な表現については専門書等をご参照ください。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員がどれくらいの時間を働いたかを客観的な記録として残すことです。
「なんとなくこれくらい働いた」という感覚的なものではなく、具体的で客観的な記録であることが必要です。
その「働いた時間」の記録をもとに、給料を計算したり、健康を害するようなムリな働き方をさせていないかを監視したりします。
従業員さんは日報なり月報なりで働いた時間を会社に報告するでしょう？
その日報や月報での報告も勤怠管理という業務の一部分です。
そして日報・月報をとりまとめて「給料計算に利用」したり、「ムリな働き方をさせていないことをチェックする」ことまでが勤怠管理です。
「労働時間を記録」→「給料計算に利用する」→「過剰労働が無いかチェック」→「記録を保管」することが勤怠管理です。
勤怠管理は誰がやる？
勤怠管理は誰がやるものなのか？
極端なことを言えば、経営者なり店長なりが皆の労働時間を記録して、それを給与や労働監視に利用すれば完結します。
しかし、社員数が多い場合は勤怠管理のうち「報告」にあたる作業は従業員さんが「申告」という形で受け持つことが主流です。
その報告を受けて、給与計算の担当者が給料を計算したり、現場を監督する立場の人が労働時間を監視したりします。
ちなみに、当社の勤怠管理システムのうち「シフト管理モデル」のほうは前者の形態になります。
店長さんが勤務のシフト表を作ると、それをそのまま出勤簿にできるからです。
また、「工数管理モデル」のほうは後者の形態です。
各自が日報（または週報・月報）として勤務報告書を提出して、経理担当者などが給料を計算し、所属長が労働時間を監視します。
勤怠管理は何のため？
勤怠管理は何のためにするのか。
それは、労働時間を客観的な記録として残すためです。
雇う側と雇われる側がそれぞれの感覚で「これくらい働いた」というのでは、給与支払いや労働条件でのトラブルのもとです。
そのため、具体的に「何時から何時まで働いた」という第三者からも理解できる記録にする必要があります。
また、給料の計算にも「労働基準法」が関わってきます。
たとえば、労働基準法第32条では、法で定める労働時間は「1日8時間、週40時間」としています。
これを超える場合は、労働者との協定であるとか、給料の割増などに関わってくるのです。
勤怠管理は法的にやらなければならないもの？
「労働基準法」というものがありますから、従業員がいる以上は勤怠管理は必要です。
従業員の労働時間を把握していなければ違法になります。
労働基準法第109条により、労働に関する書類は５年間の保存が義務付けられています。
※出勤簿は「その他労働関係に関する重要な書類」という書類にあたります。
2020年4月に施行された「労働基準法の一部を改正する法律」により、保存期間が3年→5年になりました。
賃金請求権が時効で消滅するまでの期間が5年間に延長されたことによるものです。
勤怠管理にタイムカードは必須？
タイムカードを利用するかどうかは、勤怠管理の手段の一つです。
労働時間を客観的に記録できれば良いので、タイムカードの利用は必要条件ではありません。
勤怠管理システムとは？
①「労働時間を記録」→②「給料計算に利用する」→③「過剰労働が無いかチェック」④→「記録を保管」までの流れの一部または全部をスマートフォンやパソコンで行えるようにしたものが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムによって、①～④がどのように行えるかは異なります。
①の「労働時間を記録」は、スマホをタイムカードのように利用したり、パソコンに勤務時間入力する形などがあります。
②の「給料計算に利用する」では、勤怠管理のデータを給与計算で使える形に加工しますが、どこまでどのように加工されるかはシステムによって異なります。
③の「過剰労働が無いかチェック」は、チェックするための情報提供がシステムによって様々です。
④の「記録を保管」は、クラウドサーバーに預けるのか自社PCに保管するのかシステムで異なります。
まとめ
勤怠管理とは、労働時間を記録して保管しておくことです。
勤怠管理は、給料を正しく計算するため、ムリな労働をさせないための監視として必要な管理です。
また、これら「給与の計算」や、「ムリな労働をさせないための監視する」ことについては「労働基準法」という法律で決められています。
つまり勤怠管理は、給料を正しく計算する、労働環境を監視する、法律を守る、という３つの点で必要なことです。