出勤簿を丁寧に入力したくなるヒミツ
チーム・ポテンシャルは、整ったデータよりも、生きたデータが入力されるよう工夫されています。
単純作業は自動化し、丁寧に入力したほうが良い部分はマスタ化しないといった方針です。
詳しくは以下のヒミツ①~⑤をご覧ください。
ヒミツ①いつもの勤務時間を自動で入力
チーム・ポテンシャルでは、所定の勤務時間として労働時間を登録しておくと、1か月分の勤務時間を自動で入力できます。
一か月分の出勤簿が自動入力される様子は爽快です。
残業があれば必要に応じて入力するだけなので、最低限の出勤簿が一瞬でできてしまいます。
あっという間に出勤簿ができてしまうので、つい、「この日はちょっと残業したんだよな」という日は丁寧に入力したくなってしまいます。
ヒミツ②ドラッグ&ドロップでらくらくコピー
出勤簿画面では、勤務時間などをドラッグ&ドロップでかんたんにコピーすることができます。
ドラッグ&ドロップ後▼
上書き条件
ドラッグ&ドロップした際、ドロップ先にすでに値が入っている場合は上書きされます。
ただし、「作業内容」に限っては、上書きされずにどんどん追加されます。これは、せっかく入力した「作業内容」をうっかり上書きしてしまわないための仕様です。既に入っている「作業内容」が不要であれば、削除してからコピーしてください。
ヒミツ③項目が少ない
システム化を考えるとき、どうしても夢が膨らんで項目が多くなりがちです。
しかし、項目数が多いと入力者の負担になってしまいます。
そこで、チーム・ポテンシャルでは、入力項目を最小限にしています。
工数管理として用意されているのは、
プロジェクト名・工程・作業内容・時間数の4つだけです。
これにより、入力者の負担を軽くしています。
ヒミツ④入力の自由度が高い
当アプリがほかの工数管理システムとは大きく違う点は、入力の自由度にあります。
システム化をするとき、まずは管理者側、つまり「データが欲しい側の都合」を考えます。
どんなシステムも、入力の合理化をしているはずです。
しかし、データが欲しいならば、入力者側に寄り添うべきです。
チーム・ポテンシャルでは、工数管理をする側の都合ではなく、入力者の都合を優先しています。
具体的には、入力する文字のマスタ化(共通化)をしていません。
システム化を考えると、マスタ化すべきだと思いますよね。
むしろ、マスタ化しないなんて、システムの意味がないんじゃないかと思いますよね。
しかし、マスタ化すると大きな犠牲が生まれるのです。
それは、データの無機質化です。
それにともない、社員の出勤簿に対する意識が薄れます。
マスタ化したシステムからの入力は確かにラクでしょう。
集計する際も、マスタ化されているほうが都合が良いでしょう。
しかし、そこにやる気は生まれるでしょうか?
作業内容を「選択肢からえらぶだけ」なんて、無機質な単純作業になってしまいませんか?
チーム・ポテンシャルでは、プロジェクト名や工程はマスタ化していません。
「え?マスタ化しなかったら文字が一コ違うだけで、別モノとして計算されちゃうじゃないか」
その通りです。
ちょっと困りますよね、不便です。
しかし、マスタ化して、嫌々仕方なく入力されたデータ、欲しいですか?
そのデータにはどれほどの信ぴょう性があるでしょうか?
それよりも大事なのは、生きたデータではないでしょうか。
入力者がいろいろ考えて、丁寧に入力した現実に近いデータ、それこそが欲しいのではないでしょうか。
本気で改善を考えるとき、整ったデータを集めても意味がないのです。
マスタ化されないことで、データを集めるリーダーさんはちょっと手間がかかります。
しかし、そこは当アプリも配慮をしています。
工数管理ツールのほうで、データを一括置換することができます。
たとえば、プロジェクト名を「プロジェクト1」から「プロジェクト2」に、まとめて置換することができます。
また、もし、それも面倒ということであれば、メールなどで名称を一字一句、しっかり周知することをおすすめします。
今どき、入力する文字をメールで周知なんてシステム化の意味がないんじゃないの?と思われますか?
しかし、これは立派なひと手間なんです。
出勤簿や作業報告書って、社員さんに重要度をわかってもらえないことが多くないですか?
社員さんからしたら出勤簿や作業報告書の価値ってわからないものなんです。
無駄な作業とすら思っているかもしれません。
しかし、リーダーさんがこまめに入力の指示を出したらどうでしょう。
なんとなく、「必要な作業なんだな」と感じてくるはずです。
すると社員さんの出勤簿への思い入れも少し強くなります。
出勤簿の提出を軽視している現場には、良いきっかけになるでしょう。
ちなみに、それでもどうしてもマスタ化したい、という場合は社員ファイルのダミーをマスタとして活用するという回避方法もあります。
詳しくはQ&A(チーム・ポテンシャル)をご覧ください。
「Q.プロジェクト名や工程を共通化できませんか?」に記載しております。
ヒミツ⑤日報・週報・月報ができることの達成感
チーム・ポテンシャルでは、メイン画面の出勤簿を入力するだけで、日報・週報・月報のすべてが印刷できます。
さらには、工数管理ツールを起動すれば自分の工数の集計が閲覧できます。
だれでも、自分のことには一番興味があるものです。
自分の仕事が「きちんとした報告書」というカタチで表現されると、つい、きちんとまとめたくなるものです。
まとめ
これまでの①~⑤を読んで、どのように思われましたか?
①の自動入力、②のドラッグ&コピー、③項目の少なさ、で入力者はあっさりと出勤簿を作成することができます。
なんだか申し訳なさすら感じてしまうほどの物足りなさなのです。
そして、④の自由度の高さ、⑤の自分事としてとらえることによって、出勤簿作成への思い入れが強くなります。
すると、入力者は...
・これで大丈夫かな、もうちょっと丁寧に入力しようかな、
・この作業が抜けてるな、短時間だけどちゃんと入力しておこう
・この作業とあの作業はごっちゃにせずにきちんと分けて入力しておこう
などと、丁寧に入力したくなるのです。
社員さんたちが、丁寧に入力した工数データです。
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当アプリで集まるデータを、あなたの業務改善に役立てていただけることを切に願っております。